Zásady ochrany osobních údajů

 1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů je: Mgr. Lenka Kuti, podnikající pod označením Sovia
místo podnikání: Útěchovská 438/66, 644 00 Brno, Česká republika
IČO: 00905623
fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku od 22. 2. 2017
evidující úřad: Městský úřad Litoměřice
e-mail: sovia@sovia.cz
Dále jen „správce“ nebo „Sovia“.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle způsobu, jakým využíváte náš web, registrační formulář nebo naše služby, můžeme zpracovávat zejména:

  • jméno a příjmení;
  • e-mailovou adresu;
  • telefonní číslo, pokud je součástí formuláře;
  • název organizace, pracovní pozici nebo jiné údaje, které ve formuláři dobrovolně uvedete;
  • informace související s registrací a účastí na projektu či akci;
  • údaje potřebné pro fakturaci a vedení účetnictví, pokud jde o placenou službu;
  • údaje o udělení nebo odvolání souhlasu se zasíláním informačních e-mailů;
  • technické údaje související s používáním webu, například IP adresu, typ zařízení, údaje o prohlížeči a soubory cookies, jsou-li na webu používány.

Žádáme vás, abyste nám prostřednictvím formulářů neposílali citlivé osobní údaje, pokud to není pro daný účel výslovně požadováno.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Registrace a účast na projektu nebo akci
Údaje z registračního formuláře zpracováváme za účelem:

  • přijetí a správy registrace;
  • komunikace související s účastí;
  • zasílání organizačních informací;
  • zajištění průběhu projektu nebo akce;
  • vyhodnocení projektu a splnění souvisejících administrativních povinností.

Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. V případech, kdy nejde o smluvní vztah, můžeme údaje zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu na organizaci a administraci projektu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Poskytnutí údajů označených ve formuláři jako povinné je nezbytné pro vyřízení registrace. Bez nich nemusíme být schopni registraci přijmout nebo zajistit účast.

Zasílání novinek a informací o projektu

Pokud nám udělíte souhlas, budeme vaši e-mailovou adresu používat k zasílání novinek, pozvánek a dalších informací týkajících se projektu Mám rozsudek a co dál a nabídky Sovia.

Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a souhlas se zasíláním elektronických sdělení podle zákona č. 480/2004 Sb.

Souhlas je dobrovolný a jeho neposkytnutí nemá vliv na vaši registraci ani účast. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu pro odhlášení v každém e-mailu nebo zprávou na adresu sovia@sovia.cz. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Vyřizování dotazů

Pokud nás kontaktujete, zpracováváme údaje uvedené ve vaší zprávě za účelem jejího vyřízení. Právním základem je podle povahy dotazu provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo náš oprávněný zájem na komunikaci s veřejností, klienty a zájemci.

Účetní a zákonné povinnosti
Fakturační, účetní a další povinné údaje zpracováváme v rozsahu stanoveném právními předpisy. Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Ochrana právních nároků
Některé údaje můžeme v nezbytném rozsahu uchovávat také za účelem ochrany našich práv, řešení stížností a uplatňování nebo obhajoby právních nároků. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel:

  • údaje související s registrací po dobu trvání projektu a následně po dobu  3 roky od jeho ukončení;
  • e-mailovou adresu používanou na základě souhlasu do jeho odvolání, nejdéle však 3 roky od ukončení činnosti;
  • evidenci udělení a odvolání souhlasu po dobu nezbytnou k doložení zákonnosti rozesílání a ochraně právních nároků;
  • údaje z běžné komunikace zpravidla po dobu 1 roku od vyřízení dotazu;
  • účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
  • údaje potřebné k ochraně právních nároků po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt.

Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme, nebrání-li tomu zákonná povinnost.

5. Kdo může mít k údajům přístup

K osobním údajům může mít kromě správce přístup omezený okruh pověřených spolupracovníků a dodavatelů, kteří zajišťují zejména:

  • provoz a správu webu;
  • provoz registračního formuláře;
  • hosting a ukládání dat;
  • e-mailovou komunikaci a hromadné rozesílání;
  • účetní, IT nebo administrativní služby;
  • organizaci projektu nebo akce.

Konkrétně používáme tyto poskytovatele:

  • registrační formulář: Google, Microsoft Office;
  • rozesílání e-mailů: Ecomail;
  • webhosting: Mioweb;
  • cloudové úložiště nebo kancelářské služby: Nextcloud.

Tito poskytovatelé zpracovávají údaje pouze v nezbytném rozsahu a na základě odpovídajících smluvních a bezpečnostních opatření. Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.

6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří naši poskytovatelé mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě předáváme údaje pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek a případných doplňujících bezpečnostních opatření. Bližší informace vám poskytneme na požádání.

7. Cookies

Web může používat technické cookies nezbytné pro jeho fungování. Tyto cookies jsou používány bez souhlasu, pokud jsou skutečně nezbytné.

Analytické, marketingové nebo jiné nepovinné cookies používáme pouze na základě vašeho předchozího souhlasu. Podrobnosti o konkrétních cookies, jejich účelu a době platnosti jsou uvedeny v nastavení cookies na webu.

Pokud web používá pouze technicky nezbytné cookies, poslední odstavec lze vypustit. Pokud používáte analytiku nebo reklamní nástroje, bude potřeba doplnit také správně nastavenou cookie lištu.

8. Jaká máte práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle okolností právo:

  • získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a požádat o přístup k nim;
  • požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
  • požadovat výmaz osobních údajů;
  • požadovat omezení zpracování;
  • získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci;
  • kdykoli odvolat udělený souhlas;
  • vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
  • vznést kdykoli námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu sovia@sovia.cz nebo písemně na adrese správce. Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost.

Máte také právo podat stížnost u:
Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

9. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

10. Zabezpečení údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je chránit osobní údaje před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých úkolů.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat, zejména při změně používaných služeb nebo právních požadavků. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na tomto webu spolu s datem účinnosti.